Information/Datenschutzerklärung (gem. Art. 13 DS-GVO)
& Einwilligung (gem. Art. 7 DS-GVO)
COSEAL 2026
1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der:
Rektor der RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80 1
Telefax: +49 241 80 92312
E-Mail: rektorat@rwth-aachen.de
Website: www.rwth-aachen.de/rektorat
Für die Umsetzung des COSEAL 2026:
RWTH Aachen University
Institut für Methodik der Künstliche Intelligenz
Leitung der Einrichtung Prof. Dr. Holger H. Hoos
Theaterstraße 35-39
52062 Aachen
2. Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten
Erreichbarkeit der behördlich bestellten Datenschutzbeauftragten:
Stabsstelle Datenschutz der RWTH Aachen University:
Templergraben 83
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Deutschland
Telefon: +49 241 80 94114
E-Mail: dsb@rwth-aachen.de
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
a) Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die COSEAL 2026 ist eine internationale Konferenz. Zum Zwecke der Registrierung und Durchführung der Konferenz erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten der Teilnehmer: Zu den verarbeiteten Daten gehören: Anrede, Titel und Berufsbezeichnung, Vorname und Nachname, Institution / Organisation, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Angaben zur Teilnahme am Abendprogramm (Social Event). Außerdem weisen wir darauf hin, dass während der Konferenz Fotografien erstellt werden. Diese können zu Zwecken der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht werden. Die Speicherung und Bereitstellung der Fotos erfolgt über den Dienst RWTH Sciebo. Sollte ein Teilnehmer nicht fotografiert werden wollen, wird dieser gebeten, sich direkt vor Ort an den Fotografen zu wenden.
b) Empfänger der Daten
Registrierungsdaten: Die im Rahmen der Registrierung erhobenen personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt und sind ausschließlich dem Organisationsteam der Konferenz zugänglich. Eine Weitergabe an unbefugte Dritte erfolgt nicht. Die Anmeldung erfolgt unter Zuhilfenahme des Dienstleisters SoSci Survey, mit dem ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abgeschlossen wurde.
Bildmaterial: Die während der Konferenz erstellten Fotos dienen der Öffentlichkeitsarbeit und werden über verschiedene Kanäle (z. B. Website, Social Media, Presse) öffentlich publiziert und sind damit einem unbegrenzten Personenkreis zugänglich. Zusätzlich werden die Aufnahmen den Teilnehmern im Anschluss zur Verfügung gestellt.
c) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung und dem Besuch der Konferenz COSEAL 2026 ist eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO erforderlich und dient als Rechtsgrundlage.
Die Rechtsgrundlage für Fotoaufnahmen, die den Charakter der Veranstaltung widerspiegeln (Übersichtsaufnahmen), findet sich in Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 8 Abs. 6 HG NRW. Für andere Aufnahmen im Zusammenhang mit der konkreten Veranstaltung wird der Fotograf um die Einwilligung bitten.
d) Datenlöschung und Speicherdauer
Mit der Einwilligung erklärt der/die Betroffene das zeitlich unbefristete Einverständnis mit der (unentgeltlichen) Verwendung der Bild- und Videoaufnahmen für die oben beschriebenen Zwecke (z. B. Konferenz-Webseite, Social Media). Eine Verwendung der Aufnahmen für andere als die beschriebenen Zwecke oder ein Inverkehrbringen durch Überlassung der Aufnahmen an Dritte ist unzulässig.
Die Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Im Falle eines Widerrufs werden die entsprechenden Aufnahmen unverzüglich von unseren Online-Präsenzen entfernt, soweit dies technisch möglich und zumutbar ist. Die für die Anmeldung erhobenen personenbezogenen Daten werden 3 Monate nach Beendigung der Veranstaltung gelöscht.
4. Rechte der betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von dem/der Betroffenen verarbeitet, stehen ihm/ihr folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu.
Der/ die Betroffene hat gemäß Artikel 15 ff. DS-GVO dem Verantwortlichen gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigungoder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch hat er/sie gemäß Artikel 77 DS-GVO das Recht der Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (https://www.ldi.nrw.de/kontakt), wenn der/die Betroffene der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der ihn/sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung des/der Betroffenen beruht (vgl. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO), hat er/sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird; dieser entfaltet seine Wirkung erst für die Zukunft.
Zur Ausübung der vorgenannten Rechte sendet der/ die Betroffene eine E-Mail an coseal2026@aim.rwth-aachen.de